Bookkeepper

Thông tin tổng quát

Trách nhiệm chính của một bookkeeper (người giữ sổ) đó là lưu giữ hồ sơ số liệu của những giao dịch tài chính.

Công việc cụ thể của một bookkeeper có thế thay đổi thuỳ thuộc vào dạng và quy mô của một doanh nghiệp.

• Mức lương trung bình: $62,425/năm

• Mức lương tối thiểu: $56,273/năm

• Mức lương tối đa: 68,578/năm

• Mức độ tăng trưởng việc làm: tăng trưởng 7% cho đến năm 2020 (so với năm 2015)

• Ba tiểu bang có số lượng tuyển dụng nhiều nhất cho ngành bookkeepers

• VIC: 29.5%

• NSW: 25%

• QLD: 18.3%

Những kỹ năng cần thiết cho công việc của một bookkeeper:

• Khả năng làm việc với những con số

• Kỹ năng tổ chức tốt

• Kỹ năng làm việc nhóm

• Hoàn thành công việc theo đúng thời hạn

• Kỹ năng giao tiếp tốt

• Kỹ năng sử dụng phần mềm máy tính

Mô tả ngành nghề

Bookkeeper xử lý và lưu trữ các giao dịch hằng ngày đồng thời lập báo cáo tài chính ngắn hạn.

Bookkeeper có thể được yêu cầu chuẩn bị và nộp Business Activity Statements (BAS) cho Sở Thuế (ATO).

Bookkeeper thường làm việc cho những doanh nghiệp vừa và nhỏ trong mọi lĩnh vực và việc làm thường ngày của một bookkeeper phụ thuộc vào quy mô của doanh nghiệp đó. Ở những tổ chức lớn hơn, trách nhiệm công việc được chia nhỏ cho mỗi vị trí bookkeeper. Ngược lại, một bookkeeper làm việc tại doanh nghiệp nhỏ hơn thường sẽ phải đảm nhiệm nhiều nhiệm vụ khác nhau.

Là một Bookkeepper, bạn cần báo cáo và làm việc trực tiếp với cấp trên nhưng cũng có những nhiệm vụ bạn cần phải liên hệ trực với những nhân viên khác, đặc biệt trong công việc biên chế lương (payroll).

Công việc hằng ngày của một Bookkeepper

• Ghi chép các giao dịch tài chính của doanh nghiệp dựa vào các phần mềm kế toán như MYOB hoặc Xero, sử dụng Excel và cơ sở dữ liệu (database/CRM system).

• Thanh toán các tài khoản

• Lập và gửi hoá đơn kèm biên lai cho khách nợ

• Thực hiện biên chế lương và quản lý hồ sơ nhân viên

• Điều hoà số dư tài khoản ngân hàng

• Chuẩn bị báo cáo hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp

• Kiểm tra số liệu và báo cáo cho chính xác

• Báo cáo những thay đổi bất thường trong dữ liệu để quản lý

• Lập bảng cân đối kế toán, báo cáo thu nhập và báo cáo tài chính

Số giờ làm việc của một Bookkeepers

Bookkeeper làm việc từ thứ Hai đến thứ Sáu trong giờ hành chính. Số giờ trung bình một bookkeeper toàn thời gian làm việc lên đến 38,8 giờ/tuần, thấp hơn gần 2 giờ so với tất cả các ngành nghề khác.

Bookkeepers có thể làm việc cho các doanh nghiệp, kinh doanh tự do hoặc cung cấp các dịch vụ kế toán theo hợp đồng cho khách hàng. Boookkeeper hoạt động tự do được linh hoạt số giờ làm việc và địa điểm làm việc, có thể làm từ xa hoặc làm ở nhà.

Sự khác biệt giữa Bookkeepers và Accountant

Cả bookkeeper và accountant đều thực hiện những nhiệm vụ thiết yếu cho doanh nghiệp và trong một số trường hợp cả hai vị trí sẽ phải làm việc với nhau. Tuy nhiên, sẽ có một sự khác biệt khá rõ rệt giữa Bookkeeper và Accountant.

Một Bookkeeper sẽ chịu trách nhiệm lưu giữ những giao dịch tài chính, bảo đảm duy trì những hồ sơ dữ liệu này một cách chính xác, đồng thời có nhiệm vụ lập báo cáo và đưa lên cho cấp trên.

Còn kế toán viên sẽ có nhiệm vụ diễn giải, phân tích và báo cáo những số liệu tài chính, cung cấp những thông tinh mang tính chất sâu rộng hơn cho doanh nghiệp và tư vấn các vấn đề tài chính.

Vai trò và trách nhiệm của một Bookkeeper và một Accountant có thể sẽ khác nhau nhưng cũng có thể trùng lặp tuỳ thuộc vào mức độ kinh nghiệm cũng như quy mô của doanh nghiệp.

Những kỹ năng công nghệ và kỹ năng chuyên môn cần có để trở thành một Bookkeepers

Penny Bowden, Trưởng khoa bộ môn kế toán của Open Training and Education Network đã giải thích rằng hầu hết các tất cả các Bookkeepers được tuyển dụng do nhu cầu ghi chép tất cả các giao dịch tài chính để chuẩn bị Business Activity Statement (BAS) doanh nghiệp.

BAS là một báo cáo quan trọng mà các doanh nghiệp phải gửi cho ATO mỗi quý. Công việc này phải được thực hiện bởi người có chuyên môn, trình độ và được cấp phép để thực hiện công việc này.

Penny cho biết: “Để phải có giấy phép BAS Agent để được phép thu phí hay các dạng thù lao khác khi làm dịch vụ soạn thảo và nộp BAS cho doanh nghiệp”

Để đăng ký làm BAS Agent, bạn phải hoàn thành các môn học (units) về Goods and Service Tax - GST và BAS trong các chứng chỉ và văn bằng bạn học và kinh nghiệm làm việc dưới với hướng dẫn từ một BAS Agent khác.

Kinh nghiệm làm việc có quan trọng nếu bạn muốn trở thành một Bookkeeper?

Kinh nghiệm làm việc là yếu tố quan trọng để một bookkeeper mở rộng kiến thức và nghiệp vụ chuyên môn mỗi ngày, đồng thời sẽ giúp bạn nhân rộng những mối quan hệ với người trong nghề. Điều này mở ra những cơ hội thăng tiến khác trong công việc.

Hãy chủ động tích lũy kinh nghiệm cho bản thân dù đó là công việc tình nguyện hoặc có trả lương. Bạn có thể đến văn phòng nộp đơn hay xin việc ‘theo đuôi’ (shadowing) một BAS Agent.

Để trở thành một Bookkeeper thành công, bạn cần có những đặc điểm sau:

• Kỹ năng phân tích và giải quyết vấn đề tốt (analytical and problem solving skill)

• Kỹ năng tổ chức tốt (organisational skill)

• Làm việc siêng năng và chính xác với những con số (numerical accuracy)

• Sử dụng máy tính thành thạo (computer literate)

• Tỉ mỉ, chú ý đến những chi tiết (attention to details)

• Kiên nhẫn, cống hiến trong công việc (patience and devotion)

Tất cả những ứng viên yêu thích việc phân tích, giải đố và yêu thích toán học đều phù hợp cho vị trí này.

Có hai dạng chính cho Bookkeeper đó là: Bookkeeper làm việc theo hợp đồng hoặc làm việc tại gia và bookkeeper làm việc tại văn phòng. Do vậy, khả năng làm việc cá nhân hay làm việc theo nhóm đều rất cần thiết và quan trọng cho các ứng viên.

#GiớiThiệuCôngViệc